Digitalização de documentos elimina o risco de extravio ou falsificação de documentos

Entenda como é possível garantir praticidade e segurança aos documentos gerados pela empresa

Nos últimos anos, a tecnologia tem se aliado ao mundo corporativo para minimizar os impactos da alta quantidade de documentos que são gerados pelas empresas. A solução foi apostar na digitalização do material, processo que, entre outros benefícios, elimina o risco de extravio e a falsificação dos registros, dois fatos que geram grande preocupação para os gestores empresariais.

Quando digitalizado, o arquivo tem a possibilidade de ser armazenado em segurança e ficar sob controle da empresa com a ajuda de ferramentas tecnológicas. Através de sistemas inteligentes de digitalização e gestão de documentos é possível acompanhar em cada documento salvo na biblioteca digital todas as ações executadas e quem as executou. Se o desejado, pode-se aderir a formatos de certificação digital, uma identidade eletrônica que protege os dados através de criptografia, o que irá garantir a autenticidade das informações e atestar que não houve fraudes no processo.

Além disso, ao evitar a movimentação dos papéis se anula a possibilidade de extravio, perda ou deterioração, já que todo material será abrigado em um sistema digital e seguro. “Apostar em sistemas inteligentes de digitalização e gestão de documentos tem tornado os processos nas empresas cada vez mais práticos, por tornar o armazenamento e a busca pelo arquivo serviços mais rápidos, e seguros, tendo disponível uma série de soluções que vão validar a veracidade do documento”, pontua Eduardo Arruda, Chief Product Officer, da Audax, empresa por trás do desenvolvimento do AutaDOC, software que digitaliza, gerencia e certifica os documentos, autenticando-os.  “O software pode ser utilizado em todos os setores da empresa e aposta em um sistema de tecnologia que facilita o preenchimento, categorização e indexação dos arquivos digitalizados”, destaca.

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Audax

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